Process Mining: onde estão os gargalos no cuidado em saúde?

Hospitais e organizações de saúde produzem uma enorme quantidade de dados todos os dias. Cada admissão, exame, transferência, procedimento e alta deixa um registro digital. Mas ter acesso aos dados não significa, necessariamente, compreender o que está acontecendo no processo assistencial.

Para um gestor, a pergunta mais importante não é apenas: “Quantos pacientes foram atendidos?” Mas também:

“Como os pacientes percorreram o sistema de saúde, onde ocorrem os atrasos e o que pode ser melhorado?”

É nesse ponto que o Process Mining, ou Mineração de Processos, ganha relevância.

A técnica utiliza dados já registrados nos sistemas de informação para reconstruir e analisar os processos como eles realmente acontecem.

Em vez de olhar apenas para fluxogramas, protocolos ou indicadores isolados, é possível visualizar a jornada real do paciente e identificar oportunidades concretas de melhoria.

O Processo Planejado nem sempre é o Processo Real

Toda instituição possui processos definidos.

Um atendimento de emergência, por exemplo, pode prever uma sequência como:

Admissão → Triagem → Avaliação Médica → Exames → Tratamento → Alta ou Internação.

Na prática, porém, o caminho pode ser muito diferente.

Alguns pacientes aguardam mais tempo. Outros retornam a uma etapa anterior. Exames podem ser repetidos. Transferências podem ocorrer de forma inesperada. Determinados fluxos podem apresentar dezenas de variações.

O Process Mining permite revelar essas diferenças analisando os logs de eventos – que são registros gerados pelos próprios sistemas de saúde durante os atendimentos e execução das atividades clínicas. Esses registros permitem reconstruir o processo de ponta a ponta e mostrar, com base em evidências, como ele realmente acontece.

O que um Gestor de Saúde pode descobrir com Process Mining?

Uma análise por meio da Mineração de Processos pode ajudar a responder questões relacionadas à eficiência operacional e à qualidade assistencial:

• Onde estão os principais gargalos?
• Quais são os caminhos assistenciais mais frequentes?
• Existem etapas repetidas ou potencialmente desnecessárias?
• Os protocolos estão sendo seguidos?
• Existem diferenças importantes entre unidades, equipes ou períodos?
• Quais trajetórias estão associadas a maior tempo de permanência?
• Onde estão concentradas as maiores variações do processo?

Essas perguntas transformam dados operacionais em informações capazes de orientar decisões.

O Process Mining pode auxiliar a responder essas perguntas por meio de três técnicas principais: Descoberta, Conformidade e Melhoria do Processo.

1. Descoberta do Processo

Por meio desta técnica é possível descobrir como o processo realmente ocorre.

Neste cenário os dados são utilizados para construir automaticamente um modelo representando as trajetórias observadas.

Em vez de partir do processo idealizado, parte-se do comportamento real.

Para a gestão, isso permite enxergar rapidamente se existem caminhos alternativos, atividades repetidas ou etapas que não estavam previstas no desenho original.

É uma forma de transformar milhares de registros individuais em uma visão compreensível do processo como um todo.

2. Conformidade do Processo

Por meio desta técnica é possível verificar a adesão aos protocolos clínicos e linhas de cuidado.

Nesse caso, compara-se o que aconteceu com o que deveria acontecer.

Imagine um protocolo clínico que estabeleça determinadas etapas obrigatórias dentro de uma janela específica de tempo.

O Process Mining pode mostrar quais casos seguiram o fluxo esperado e quais apresentaram desvios. Mais importante ainda: permite localizar exatamente onde esses desvios aconteceram.

Isso pode apoiar auditorias, gestão da qualidade e programas de segurança do paciente.

Mas é importante destacar que, na saúde, nem toda variação representa um problema.

Uma trajetória diferente pode ser clinicamente necessária.

O valor da análise está justamente em separar a variação justificável daquela que representa ineficiência, atraso ou falha de processo.

3. Melhoria do Processo

Por meio desta abordagem é possível promover a melhoria contínua dos processos clínicos do cuidado em saúde e identificar gargalos antes que eles se tornem apenas indicadores.

Imagine que um hospital possua um indicador mostrando que o tempo médio entre a solicitação e a realização de determinado exame é de 90 minutos.

Esse número é importante, mas sozinho não explica o problema.

O Process Mining pode mostrar:

• quais pacientes esperam mais;
• em qual etapa o atraso começa;
• quais caminhos apresentam maior tempo;
• quais setores estão envolvidos;
• quais trajetórias conseguem realizar o mesmo processo mais rapidamente.

Essa diferença é relevante para a tomada de decisão.

O gestor deixa de saber apenas que existe um problema e passa a entender onde e como ele ocorre.

➡️ Da Análise do Processo para a Melhoria Contínua

O maior valor do Process Mining não está apenas em gerar um mapa do processo.

Está em criar um ciclo contínuo de melhoria.

Observar → Identificar → Intervir → Medir Novamente.

Após identificar um gargalo, a organização pode implementar uma mudança e utilizar os dados para verificar se ela realmente produziu o efeito esperado.

Isso transforma a melhoria de processos em uma atividade mais objetiva e mensurável.

Desta forma, o Process Mining oferece uma forma de transformar registros operacionais em uma visão estruturada do processo assistencial, permitindo identificar gargalos, variações, desvios e oportunidades de melhoria.

Em um setor no qual eficiência, qualidade, segurança e sustentabilidade precisam avançar simultaneamente, compreender como os processos realmente acontecem, pode ser o primeiro passo para decidir onde melhorar.